a) Modelo ABC de Gestión de Costes

Herramienta que apoya la planificación y gestión de costes con la que se analizan tanto los recursos que se consumen, como los procesos que los utilizan y sirve de ayuda para comprender cómo se utilizan los recursos y cual es el valor que generan en el cliente. Para ello es necesario entender el negocio y sus claves para así determinar cuales van a ser los objetos de coste, es decir, aclarar y definir sobre qué bases se va a gestionar la estructura de costes (productos o servicios, líneas de negocio, áreas de actividad…)

b) Definición de Procesos e Indicadores, Diseño de Mapa de Procesos, Segmentación y Priorización de Procesos y Diseño de Procedimientos

Para la definición de los procesos de una empresa es necesario:

• Elaborar el diagrama general del conjunto de los procesos característicos de la empresa.
• Identificar cuáles son los procesos clave de la empresa, es decir, aquellos que inciden claramente en la satisfacción de los clientes y por lo tanto contribuyen al éxito del negocio.
• Elaboración de los correspondientes diagramas de flujo de los procesos clave y despliegue de esta rutina hacia para los demás procesos haciendo partícipe a todo el personal implicado en los mismos.
• Fijación de indicadores para comprobar el rendimiento y evolución de los procesos. Se realiza un estudio para elegir aquellos indicadores más significativos de cada uno de los procesos críticos y se establece una rutina para controlar su evolución.
• Establecer los procedimientos de trabajo de dichos procesos, o al menos del proceso clave.
• Educar y entrenar al personal en la aplicación de dichos procedimientos.
• Implantarlos.
• Verificar los resultados utilizando los indicadores establecidos anteriormente.
• Analizar los problemas en aquellas ocasiones en las que existan desviaciones de los indicadores con respecto a lo planificado.

c) Desarrollo e Implementación de Procesos Específicos

Describir un proceso determinado, para así poder gestionarlo y mejorarlo teniendo en cuenta los elementos que intervienen en el mismo: Entradas del proceso (inputs), Salidas y flujos de salida del proceso (outputs), Intervinientes del proceso, Secuencia de actividades del proceso, Recursos e Indicadores de eficacia y de eficiencia para posteriormente representar gráficamente el proceso mediante el flujograma de proceso y redacción de los procedimientos, instrucciones u otros documentos vinculados al proceso.

d) Hojas de Control de Calidad

Controlar continuamente los procesos a través del establecimiento de los registros de calidad necesarios para controlar los procesos que permitan analizar las desviaciones, identificar los problemas y actuar en consecuencia para solucionarlos y mejorarlos, aplicando de forma sistemática el método de resolución de problemas en equipo.

e) Planificación de Producción: Órdenes de Trabajo

Permite gestionar la producción reuniendo la información necesaria de cada trabajo mediante la implantación de Órdenes de Trabajo que contengan los datos identificativos de cada pedido, los datos sobre lo sucedido durante el proceso de producción y el análisis de los costes económicos de las No Conformidades. La creación de una base de datos históricos con el total de las ordenes de trabajo resulta de gran valor para la empresa ya que a través de ella se pueden analizar las desviaciones, las tendencias de los costes de no calidad, etc.; lo que resulta de gran valor para la gestión de procesos.

f) Cultura Empresarial y Estilo Directivo

Se analiza el Estilo Directivo de la gerencia, a través de un cuestionario que sirve para determinar sus hábitos y formas de hacer tradicionales para así poder establecer los ámbitos de mejora en su forma de dirigir y precisar las prioridades a establecer. En el proceso de cambio del estilo directivo, además de la actitud y las capacidades personales de la gerencia también influye notablemente la cultura empresarial, ya que la cultura y los valores que hoy tiene la empresa en parte son consecuencia de la forma de actuar y de dirigir del gerente.

Por tanto, también se evalúa el perfil de la cultura empresarial, entendida esta como el conjunto de valores que condicionan la forma de actuar, de relacionarse y de pensar de las personas de la empresa, y se determinará qué formas de hacer y de comportarse son consideradas como positivas y cuales, por el contrario habrá que modificar.

g) Definición del Negocio, Catálogo de Productos y Catálogo de Clientes

Trata de definir y concretar la actividad a la que se dedica la empresa, como la lleva a cabo, cuáles son los productos que ofrece, los clientes a los que vende dichos productos, etc.

h) Evaluación de la Satisfacción de Clientes y Plan de Fidelización

Se trata de conocer qué esperan nuestros clientes de nosotros, para lo que hay que averiguar mediante encuestas:

• Quién es nuestro cliente
• Cuáles son sus necesidades
• Qué atributos valoran más de nuestros productos
• Su posicionamiento frente a la competencia

Para que así, podamos lograr un acercamiento a los mismos a través de un Plan de Fidelización que emprenderemos tras analizar en profundidad los resultados de las encuestas obtenidas.

i) Inventario de Personal y Distribución de Tareas. Plan de Delegación

El inventario de personal nos permite definir perfectamente la situación de cada persona en la empresa y tendremos catalogado al personal teniendo en cuenta su capacitación. De esta manera, se podrá realizar la distribución de tareas: analizar la dedicación (saturación de las personas) con el objeto de establecer un Plan de Delegación que permita definir las tareas de posible delegación de forma ordenada y óptima.

j) Diagnósticos de Necesidades y Plan de Formación y Capacitación

El Plan de Formación es un conjunto coherente y ordenado de acciones formativas, concretado en un período determinado de tiempo y encaminado a dotar y perfeccionar las competencias necesarias para conseguir los objetivos estratégicos predeterminados.

k) Evaluación de la Satisfacción de las Personas

Para conocer en qué medida los miembros de la empresa están implicados y satisfechos con su trabajo, con el nivel de seguridad que tienen en el mismo y con el impacto medioambiental que generan los productos o procesos de la empresa se pueden establecer indicadores indirectos (índice de absentismo, horas de formación, siniestralidad laboral…) e indicadores directos, consistentes en la realización de una Encuesta de Satisfacción del Personal que nos permita conocer lo que el personal piensa y establecer una serie de acciones encaminadas a solucionar los problemas detectados.

l) Sistema Retributivo, Motivación y Reconocimiento

Se aborda la evaluación del sistema retributivo actual y se reflexiona al respecto sobre las líneas de trabajo de cara al futuro y así diagnosticar qué factores generan insatisfacción y cuáles son motivadores de manera que se pueda establecer un plan de acción, tanto a nivel organizativo como de estilo de dirección que permita eliminar los factores que generen insatisfacción e implantar factores motivadores en la empresa.

m) Gestión por competencias e Inteligencia Emocional

Las competencias son un conjunto de habilidades, conocimientos, cualidades personales básicas y destrezas, relevantes para el desempeño de una función determinada. Así que poseen tres características básicas:

• Estar inherentemente ligadas a las personas;
• Ser específicas de cada organización y/o actividad; y
• Ser medibles y observables.

La gestión por competencias se limita a gestionar estos conceptos de manera que fomentemos la excelencia en el trabajo

n) Trabajo en Equipo, Reuniones de Coordinación

Facilitar el desarrollo de reuniones que permitan repasar las actuaciones y revisar la problemática de la empresa con el objeto de ordenar y coordinar las actuaciones de las personas implicadas

o) Sistematización de la Participación en la mejora

Establecer un procedimiento para el tratamiento de Oportunidades de Mejora, de manera que la participación tenga respuesta por parte de la organización a través de la recogida de aportaciones, su tratamiento, seguimiento y posterior evaluación.

p) Proyectos 5´S

Para el desarrollo de las diferentes actividades y tareas que se realizan en la empresa las personas han de disponer de espacios y entornos adecuados, correspondiendo tanto a la dirección como a los empleados la responsabilidad de organizar, ordenar y limpiar permanentemente sus lugares de trabajo como una forma de dar a cada persona su sitio adecuado y lograr así un ambiente de trabajo apropiado.

q) Equipos de Mejora

Establecer Equipos de Mejora que permitan reflexionar, analizar sobre los principales problemas que se le presentan a la empresa con el fin de darles solución mediante una sistemática de mejora continua que implique la reflexión, análisis y propuestas de solución.

r) Gestión de los Recursos Financieros: Cuenta de Resultados, Balance y Tesorería

Elaboración y análisis de la cuenta de resultados de la empresa para saber lo que se está gastando y vendiendo, y emprender acciones específicas en los casos que se crean convenientes. Elaboración de una planificación de la tesorería como herramienta para comprobar la liquidez financiera.

Elaboración y análisis del balance de la empresa para gestionar la situación patrimonial y financiera de la misma. Establecer indicadores y ratios económicos para llevar un control en base a la información obtenida.

s) Gestión de los Recursos Materiales: Inventario y Evaluación de Proveedores

Gestionar nuestra relación con los proveedores mediante el estudio y evaluación de los mismos y de sus atributos, con el fin de optimizar las relaciones existentes entre los mismos (ABC de Proveedores)

t) Cuadro de mando integral

El cuadro de mando integral tiene la función primordial de traducir la misión y la estrategia de la organización, en un conjunto de indicadores que informen de la consecución de los objetivos de manera que permite alinear a las personas con el Plan Estratégico de la empresa y de esta forma ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la organización.

• Agrupa objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas bajo cuatro perspectivas: financiera, clientes, procesos e innovación y aprendizaje. Mapas estratégicos.
• Para cada una de estas perspectivas se define qué es lo que se quiere lograr y como se va a medir.
• A continuación se definen las metas, que nos darán las claves que determinen los cambios en la organización.
• Y finalmente las iniciativas estratégicas, que son las acciones que provocarán los cambios buscados.

u) Autoevaluación EFQM

Es un examen global y sistemático de las formas de hacer y de los resultados alcanzados por una organización, que permite a esta, identificar áreas de mejora para el futuro. Las áreas que se analizan son las siguientes:

• Liderazgo
• Estrategia y planificación
• Personas
• Alianzas y recursos
• Procesos
• Resultados en clientes
• Resultados en las personas
• Resultados en la sociedad
• Resultados clave

El Plan de Mejora obtenido deberá ser revisado periódicamente para comprobar cómo se está llevando a cabo. Para esto, lo ideal es incorporarlo al Plan de Gestión Anual y revisarlo durante las sesiones periódicas y sistemáticas establecidas por la organización para el seguimiento del mismo.